Un proces economic nu poate fi gestionat eficient doar prin proiectarea lui inițială.

După stabilirea obiectivelor, resurselor și mecanismelor de realizare, devine necesară urmărirea permanentă a modului în care procesul evoluează în realitate.

Această funcție este realizată prin raportare, analiză și control managerial.

Scopul nu este doar constatarea rezultatului final, ci observarea procesului pe parcurs, astfel încât abaterile să poată fi identificate suficient de devreme pentru a permite intervenția.

1. Indicatorii trebuie proiectați odată cu procesul

Pentru a putea controla un proces, trebuie să știm dinainte ce înseamnă funcționarea lui corespunzătoare.

De aceea, încă din etapa de proiectare trebuie stabiliți indicatorii relevanți privind:

• costurile;
• veniturile;
• productivitatea;
• consumul de resurse;
• termenele;
• calitatea;
• fluxurile financiare;
• profitabilitatea;
• rezultatele intermediare.

Acești indicatori formează reperul față de care poate fi evaluată execuția.

Controlul este posibil numai dacă există un standard proiectat anterior.

2. Raportarea transformă execuția în informație

Pe măsură ce procesul se desfășoară, realitatea trebuie transformată în informație măsurabilă.

Raportarea permite observarea:

• resurselor consumate;
• activităților realizate;
• costurilor generate;
• veniturilor obținute;
• termenelor respectate;
• rezultatelor parțiale;
• poziției procesului față de obiectiv.

Valoarea raportării nu constă în cantitatea de date produse.

Ea constă în capacitatea de a descrie suficient de clar starea reală a procesului la momentul analizei.

3. Rezultatele parțiale permit controlul înainte de final

Dacă analiza este realizată numai la finalul proiectului, controlul își pierde o mare parte din utilitate.

Rezultatele intermediare trebuie urmărite pe măsura producerii lor.

Acestea permit compararea dintre:

capacitatea proiectată și performanța efectiv realizată.

Astfel poate fi observat din timp dacă procesul:

• evoluează conform planului;
• consumă prea multe resurse;
• produce rezultate sub nivelul estimat;
• generează întârzieri;
• dezvoltă riscuri;
• începe să se îndepărteze de obiectiv.

Controlul devine astfel preventiv, nu doar constatator.

4. Abaterea este un semnal, nu doar o diferență

Diferența dintre valoarea proiectată și valoarea realizată reprezintă o abatere.

Dar simpla constatare a abaterii nu este suficientă.

Trebuie analizată natura ei:

• este temporară sau structurală?
• este favorabilă sau nefavorabilă?
• rezultă din piață sau din organizarea internă?
• este produsă de costuri, productivitate, volum sau preț?
• poate fi corectată?
• afectează numai o etapă sau întregul proiect?

Abaterea trebuie tratată ca un semnal despre funcționarea mecanismului economic.

5. Analiza trebuie să identifice cauza

Managementul nu poate interveni eficient doar asupra efectului.

Trebuie identificată cauza care l-a produs.

De exemplu, o reducere a profitabilității poate proveni din:

• creșterea prețului materiilor prime;
• scăderea productivității;
• modificarea structurii vânzărilor;
• întârzieri;
• costuri financiare;
• utilizarea ineficientă a personalului;
• erori de organizare.

Aceeași abatere numerică poate necesita măsuri complet diferite în funcție de cauza sa.

De aceea, analiza managerială trebuie să reconstruiască relația:

cauză → modificarea procesului → efect economic → abatere observată

6. Tendințele trebuie identificate înainte de apariția rezultatului negativ

Una dintre cele mai importante funcții ale analizei este identificarea tendințelor.

O singură abatere poate fi accidentală.

O succesiune de abateri în aceeași direcție poate indica o modificare structurală a procesului.

Analiza evoluției în timp poate semnala:

• deteriorarea marjelor;
• creșterea progresivă a costurilor;
• scăderea productivității;
• extinderea termenelor de încasare;
• presiuni asupra fluxului de numerar;
• acumularea unor blocaje.

Aceste semnale permit managementului să intervină înainte ca tendința să se transforme într-un rezultat consolidat.

7. Datele din teren trebuie transformate în estimări

Controlul nu se limitează la ceea ce s-a întâmplat deja.

Informația curentă poate fi utilizată pentru estimarea evoluției viitoare.

Pornind de la:

• rezultate parțiale;
• ritmul de consum al resurselor;
• contracte existente;
• fluxuri financiare;
• termene;
• evoluția pieței;

pot fi construite estimări privind rezultatul probabil al procesului.

Managementul poate astfel compara:

rezultatul proiectat cu rezultatul estimat pe baza execuției actuale.

Această comparație este esențială pentru decizia managerială.

8. Controlul managerial permite corecția conștientă

Scopul analizei este acțiunea.

Atunci când sunt identificate abaterea și cauza ei, managementul poate decide:

• realocarea resurselor;
• modificarea costurilor;
• schimbarea ritmului de execuție;
• reorganizarea activităților;
• modificarea responsabilităților;
• renegocierea unor relații contractuale;
• ajustarea obiectivelor intermediare.

Intervenția nu mai este intuitivă.

Ea devine o acțiune fundamentată pe informația produsă de proces.

9. Raportarea trebuie adaptată deciziei

Nu toate informațiile sunt necesare tuturor nivelurilor de management.

Raportarea trebuie construită în funcție de:

• obiectivul urmărit;
• responsabilitatea decidentului;
• nivelul procesului analizat;
• frecvența necesară;
• riscul asociat;
• tipul deciziei care trebuie adoptată.

Un raport performant nu este neapărat cel mai complex.

Este cel care oferă informația relevantă, la momentul potrivit, persoanei care poate acționa asupra ei.

10. Procesul de control trebuie să fie continuu

Raportarea și analiza nu reprezintă activități ocazionale.

Ele trebuie integrate în mecanismul normal de conducere.

Procesul poate fi sintetizat astfel:

proiectare indicatori → colectare date → raportare → comparație → identificare abatere → analiză cauză → estimare → decizie → corecție → urmărire

Prin repetarea acestui ciclu, managementul poate menține procesul într-o zonă compatibilă cu obiectivele proiectate.

Ideea centrală

Raportarea managerială nu are ca scop producerea de rapoarte.

Scopul este menținerea procesului economic sub control.

Indicatorii proiectați stabilesc reperul.

Datele din execuție arată realitatea.

Analiza identifică abaterile și cauzele.

Estimarea arată direcția probabilă.

Decizia corectează procesul.

În acest mod, managementul nu așteaptă rezultatul final pentru a afla dacă strategia a funcționat.

El urmărește permanent cum se construiește rezultatul și poate interveni conștient asupra procesului înainte ca abaterea să devină definitivă.