Înainte de publicare, completați informațiile marcate între paranteze drepte [ ].

1. Cine suntem

Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care [denumirea juridică exactă a cabinetului] – Iancu Răzvan, denumit în continuare „Cabinetul”, prelucrează date cu caracter personal în legătură cu website-ul www.iancu.ro, serviciile și canalele digitale utilizate de Cabinet.

Pentru întrebări privind protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor ne puteți contacta utilizând datele de mai sus.

2. Scopul acestei politici

Cabinetul desfășoară activități profesionale în domeniul contabilității, fiscalității, salarizării, administrării personalului, raportării și analizei economice.

Prezenta politică explică modul în care prelucrăm datele personale atunci când:

·vizitați website-ul;

·ne contactați;

·utilizați chat-ul;

·solicitați informații sau o ofertă;

·descărcați materiale profesionale;

·vă abonați la newsletter;

·comentați articole de blog;

·interacționați cu paginile noastre din social media;

·deveniți un potențial client sau persoană de contact a unei societăți;

·utilizați formulare sau alte servicii digitale puse la dispoziție de Cabinet.

Atunci când Cabinetul prelucrează datele salariaților, reprezentanților sau altor persoane în numele unui client, Cabinetul poate avea calitatea de persoană împuternicită, iar clientul respectiv rămâne operatorul datelor pentru procesul respectiv.

3. Principiile pe care le aplicăm

Prelucrăm datele numai pentru scopuri determinate și legitime și urmărim ca acestea să fie:

·adecvate și limitate la ceea ce este necesar;

·corecte și actualizate;

·păstrate numai cât timp există o justificare;

·accesibile numai persoanelor autorizate;

·protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

Datele colectate în cadrul serviciilor contabile, fiscale, de salarizare sau de personal nu sunt transferate automat în sistemele de marketing sau prospectare comercială.

4. Ce date putem prelucra

În funcție de relația pe care o aveți cu Cabinetul, putem prelucra următoarele categorii de date.

Pentru activitățile de personal și salarizare pot fi prelucrate, atunci când este necesar și legal, și date precum CNP, date din actul de identitate, informații salariale sau date privind sănătatea. Aceste categorii sunt supuse unor reguli de acces și securitate mai restrictive.

5. Datele furnizate prin formularul de contact

Atunci când utilizați formularul de contact sau ne transmiteți direct o solicitare, putem prelucra numele, prenumele, emailul, telefonul, societatea și conținutul mesajului.

Scopul este să analizăm solicitarea, să vă răspundem și, dacă este cazul, să pregătim o posibilă relație profesională.

Temeiul poate fi reprezentat, în funcție de situație, de efectuarea unor demersuri la solicitarea persoanei înaintea încheierii unui contract sau de interesul legitim al Cabinetului de a gestiona comunicările profesionale.

6. Zoho SalesIQ și chat-ul website-ului

Cabinetul poate utiliza Zoho SalesIQ pentru comunicarea prin chat cu vizitatorii. În timpul conversației pot fi prelucrate numele, emailul, conținutul conversației și informații tehnice asociate sesiunii.

Scopul principal este să răspundem solicitărilor și să identificăm serviciul profesional relevant.

Vă rugăm să nu transmiteți prin chat copii ale actelor de identitate, documente salariale, medicale sau alte documente sensibile. Pentru asemenea informații vă vom indica un canal adecvat.

Funcțiile de visitor tracking sunt tratate separat de conversația solicitată prin chat și, atunci când intră în categoria tehnologiilor neesențiale, sunt supuse mecanismului de consimțământ descris în Politica de cookies.

7. Newsletter

Dacă vă abonați la newsletter, Cabinetul poate prelucra numele, dacă este solicitat, adresa de email, data înscrierii, confirmarea înscrierii și informațiile necesare administrării abonamentului.

Newsletterul este administrat prin Zoho Campaigns. Cabinetul utilizează, în configurația actuală, mecanismul double opt-in, astfel încât înscrierea este confirmată înainte de activarea abonamentului.

Temeiul prelucrării este consimțământul. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin mecanismul de dezabonare inclus în mesajele transmise.

După dezabonare nu vom mai utiliza datele pentru newsletter. Putem păstra informația minimală necesară pentru a demonstra retragerea și pentru a evita reintroducerea accidentală a adresei în comunicări de marketing.

8. Materiale profesionale, eBook-uri și LandingPage

Cabinetul poate pune la dispoziție materiale profesionale prin pagini dedicate sau Zoho LandingPage. În funcție de formular putem solicita nume, prenume, email, companie, funcție și telefon.

Furnizarea materialului solicitat este tratată separat de abonarea la newsletter.

Descărcarea unui eBook sau solicitarea unui material nu este condiționată de acceptarea comunicărilor de marketing.

Dacă doriți și newsletterul, consimțământul este solicitat separat.

9. Zoho Bigin și relațiile comerciale B2B

Cabinetul utilizează Zoho Bigin pentru administrarea relațiilor cu potențiali clienți și contacte profesionale.

Putem prelucra nume și prenume, funcție, societate, email profesional, telefon profesional, sursa datelor și note strict relevante pentru relația profesională.

Nu utilizăm CRM-ul pentru construirea unor profiluri privind viața privată.

Datele pot fi furnizate direct de persoană sau pot proveni din surse profesionale publice legitime.

Pentru această activitate putem utiliza interesul legitim de a identifica și administra potențiale relații profesionale B2B, cu aplicarea principiilor de necesitate, proporționalitate, transparență și drept de opoziție.

Atunci când datele nu au fost obținute direct de la persoană, sunt aplicabile și obligațiile de informare prevăzute de art. 14 GDPR.

10. Prospectarea B2B și comunicările comerciale electronice

Introducerea unei persoane de contact profesionale în CRM pe baza interesului legitim nu este tratată ca o autorizație automată pentru transmiterea newsletterelor sau a comunicărilor comerciale electronice nesolicitate.

Aceste activități sunt evaluate separat conform legislației aplicabile comunicărilor electronice.

11. Comentariile pe blog

Dacă utilizați funcția de comentarii, putem prelucra numele, comentariul și, în funcție de configurația tehnică, anumite informații tehnice. Numele și conținutul comentariului pot deveni publice.

Vă recomandăm să nu includeți în comentarii date de identificare excesive, date medicale, date financiare, documente sau informații confidențiale ale dumneavoastră ori ale altor persoane.

Comentariile pot fi moderate pentru prevenirea abuzului, spamului sau divulgării nejustificate a datelor.

12. Facebook, Messenger și serviciile Meta

Cabinetul utilizează sau poate utiliza servicii Meta pentru pagina profesională Facebook, comunicări prin Messenger, promovarea conținutului, formulare de lead și măsurarea performanței campaniilor.

În funcție de modalitatea de interacțiune putem primi numele sau profilul public, comentarii și reacții, mesaje, email, telefon și informații introduse într-un Lead Form.

Conversațiile Messenger sunt utilizate în principal pentru comunicare inițială. Pentru transmiterea documentelor contabile, salariale, de identificare sau a altor informații sensibile vom utiliza canalele profesionale corespunzătoare.

Rolul juridic al Meta poate diferi în funcție de serviciul concret utilizat.

13. Cookies, analytics și tehnologii de tracking

Website-ul poate utiliza cookies strict necesare, tehnologii funcționale, instrumente analytics, SalesIQ visitor tracking și tehnologii Meta, dacă sunt activate.

Tehnologiile neesențiale sunt gestionate conform alegerii utilizatorului, în măsura în care legislația impune consimțământul.

Lista concretă a tehnologiilor, scopul lor și durata sunt prezentate separat în Politica de cookies.

Cabinetul nu utilizează, în configurația stabilită în prezent, remarketing comportamental bazat pe simpla vizitare a website-ului. Activarea unei asemenea funcționalități va presupune reevaluarea prelucrării și actualizarea documentației.

14. De unde obținem datele

Datele pot proveni direct de la dumneavoastră, de exemplu prin formular, email, chat, newsletter, telefon sau interacțiunea cu serviciile noastre; sau indirect, din surse profesionale legitime, precum website-ul societății pe care o reprezentați, registre publice, evenimente profesionale, recomandări ori alte surse profesionale relevante.

În cazul datelor obținute indirect, păstrăm, atunci când este relevant, informații privind sursa.

15. Temeiurile juridice

În funcție de proces, datele pot fi prelucrate pe baza următoarelor temeiuri juridice:

Pentru categoriile speciale de date, dacă sunt prelucrate, este necesară și îndeplinirea unei condiții suplimentare prevăzute de art. 9 GDPR.

16. Cui putem comunica datele

Datele pot fi accesate sau transmise, strict în măsura necesară, către:

·personalul autorizat al Cabinetului;

·furnizorii de servicii IT și cloud;

·furnizorii de email, CRM, formulare și semnătură electronică;

·furnizorii de contabilitate sau aplicații profesionale, atunci când procesul îi implică;

·autorități publice, atunci când există obligație legală;

·consultanți sau profesioniști care trebuie să participe la protejarea unui drept;

·alți destinatari dacă există un temei legal corespunzător.

Furnizorii sunt evaluați în funcție de rolul lor și de datele pe care le pot accesa.

17. Serviciile Zoho și transferurile internaționale

Cabinetul utilizează servicii din ecosistemul Zoho, inclusiv, după caz: Sites, SalesIQ, Campaigns, Bigin, LandingPage, Forms, Sign, Mail și WorkDrive.

Organizația Zoho utilizată în prezent de Cabinet este asociată data center-ului din Statele Unite ale Americii. Prin urmare, anumite prelucrări pot implica transferuri de date din Spațiul Economic European către SUA sau accesul la date din afara SEE.

Pentru transferurile relevante sunt utilizate mecanismele juridice prevăzute de Capitolul V GDPR, inclusiv, după caz, Clauzele Contractuale Standard (SCC), conform documentației contractuale aplicabile.

Zoho poate utiliza subprocesatori diferiți în funcție de serviciu, funcționalitate și data center. Cabinetul revizuiește periodic furnizorii și mecanismele relevante de transfer.

18. Cât timp păstrăm datele

Nu utilizăm o singură perioadă pentru toate datele. Principalele reguli interne sunt:

Dacă există un litigiu, control, investigație sau necesitatea apărării unui drept, anumite date pot fi păstrate pentru perioada justificată de respectiva situație.

19. Securitatea datelor

Cabinetul aplică măsuri tehnice și organizatorice adaptate naturii datelor și riscurilor proceselor, inclusiv, după caz:

·acces individual și limitarea accesului în funcție de atribuții;

·autentificare multifactor;

·sisteme profesionale autorizate;

·WorkDrive ca sistem central de organizare și păstrare;

·protecția dispozitivelor;

·proceduri de backup și restaurare;

·instruirea personalului;

·proceduri pentru incidente;

·revizuirea periodică a accesurilor și furnizorilor.

Nicio măsură tehnică nu poate elimina complet riscul, însă Cabinetul urmărește reducerea acestuia prin controale proporționale cu natura informațiilor prelucrate.

20. Decizii automatizate

Cabinetul nu utilizează, în procesele descrise prin această politică, un mecanism de luare a deciziilor bazat exclusiv pe prelucrare automatizată care să producă asupra persoanei efecte juridice sau efecte similare semnificative.

Dacă asemenea funcționalități vor fi introduse în viitor, acestea vor fi evaluate înainte de activare și prezenta politică va fi actualizată.

21. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, puteți beneficia, după caz, de:

·dreptul la informare;

·dreptul de acces;

·dreptul la rectificare;

·dreptul la ștergere;

·dreptul la restricționarea prelucrării;

·dreptul la portabilitate;

·dreptul la opoziție;

·dreptul de retragere a consimțământului;

·drepturile aplicabile proceselor decizionale exclusiv automatizate.

Cabinetul răspunde cererilor privind drepturile fără întârzieri nejustificate și, ca regulă generală, în cel mult 1 lună de la primire, cu posibilitatea prelungirii în condițiile prevăzute de GDPR.

22. Dreptul la opoziție

Dacă prelucrăm datele pe baza interesului legitim, aveți dreptul să formulați opoziție în condițiile GDPR.

În special, dacă datele dumneavoastră profesionale sunt utilizate pentru prospectare B2B și nu doriți continuarea acestei prelucrări, ne puteți comunica opoziția. Pentru marketing direct, opoziția determină încetarea utilizării datelor în acest scop.

23. Retragerea consimțământului

Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înaintea retragerii.

În cazul newsletterului, retragerea poate fi realizată prin linkul de dezabonare inclus în mesajele primite.

24. Cum vă exercitați drepturile

Puteți transmite o solicitare la:

Email: [adresă email GDPR sau emailul general]

Poștă: [adresa cabinetului]

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității atunci când există îndoieli privind identitatea solicitantului. Nu solicităm automat o copie a actului de identitate dacă identitatea poate fi verificată printr-o metodă mai puțin intruzivă.

25. Plângeri către autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Informațiile privind modalitatea de transmitere a plângerilor sunt disponibile pe website-ul oficial al ANSPDCP: www.dataprotection.ro.

26. Prelucrarea datelor în numele clienților

În cadrul serviciilor profesionale, Cabinetul poate prelucra date ale salariaților, reprezentanților, clienților sau furnizorilor unei societăți-client.

Atunci când societatea-client stabilește scopurile și mijloacele esențiale ale prelucrării, societatea-client este operator, iar Cabinetul acționează ca persoană împuternicită.

Cererea unei persoane vizate referitoare la o asemenea prelucrare poate fi transmisă operatorului-client, iar Cabinetul îi acordă asistența necesară potrivit raportului contractual.

27. Legături către alte website-uri

Website-ul poate conține legături către servicii sau website-uri administrate de alte entități. Politicile și practicile acelor entități nu sunt controlate de Cabinet, iar utilizatorii sunt încurajați să consulte propriile politici de confidențialitate.

28. Modificarea politicii

Prezenta politică poate fi actualizată atunci când se modifică serviciile, sunt introduse aplicații sau furnizori noi, se modifică scopurile prelucrării, se schimbă tehnologiile website-ului, apar modificări legislative sau de reglementare ori auditul intern indică necesitatea unei revizuiri.

Versiunea publicată pe website va indica data ultimei actualizări. În cazul unor modificări semnificative, Cabinetul poate utiliza mijloace suplimentare pentru informarea persoanelor afectate.

29. Contact

Iancu Răzvan - expert contabil

Email: razvan.iancu@iancu.ro

Telefon: +40740196867

Adresă: Bucurețti , Bld Iancu de Hunedoara nr 2 , sector 1