Digitalizarea procesului de producere a informației contabile
Într-un sistem contabil modern, informația nu mai este produsă exclusiv prin introducerea manuală a documentelor.
O parte importantă a datelor economice este generată direct în platformele ERP ale societății, iar documentele externe sunt obținute din surse digitale precum SPV, sistemele bancare sau alte platforme utilizate în relațiile comerciale și administrative.
Această schimbare modifică profund modul în care trebuie înțeles serviciul contabil.
1. Informația se formează în interiorul proceselor economice
În sistemele informatizate, datele apar chiar în momentul în care sunt executate procesele societății.
Facturarea, achizițiile, încasările, plățile, gestiunea stocurilor, salarizarea sau evidența contractelor generează informații care pot fi preluate direct în sistemele ERP.
Astfel, informația contabilă nu mai este creată exclusiv după finalizarea activității, ci se formează odată cu desfășurarea proceselor economice.
2. Documentele externe sunt preluate din surse digitale
O parte importantă a informației provine din sisteme externe societății.
Facturile și documentele fiscale pot fi obținute prin SPV, iar informațiile privind operațiunile bancare pot fi preluate din platformele instituțiilor de credit.
Aceste surse permit reducerea operațiunilor manuale și creșterea vitezei cu care informația devine disponibilă pentru prelucrare.
Important nu este doar accesul la documente, ci și integrarea lor într-un flux organizat.
3. Rolul echipei contabile se mută de la introducerea datelor la organizarea lor
Pe măsură ce sistemele digitale preiau o parte din activitatea de colectare a informației, rolul serviciului contabil se schimbă.
Activitatea nu mai constă predominant în introducerea manuală a datelor, ci în:
identificarea surselor corecte;
organizarea fluxurilor informaționale;
verificarea completitudinii datelor;
clasificarea informației;
corelarea documentelor provenite din surse diferite;
integrarea acestora în sistemul contabil.
Automatizarea nu elimină funcția contabilă. Ea mută activitatea către un nivel superior de organizare și control.
4. Informația trebuie să fie disponibilă la momentul necesar
Valoarea informației economice depinde și de momentul în care aceasta devine disponibilă.
O informație corectă, dar obținută prea târziu, poate avea o utilitate redusă pentru gestiunea procesului.
Prin integrarea ERP, SPV, sistemelor bancare și a celorlalte surse digitale, informația poate fi colectată și organizată mai aproape de momentul producerii operațiunii economice.
Acest lucru permite o imagine mai actuală asupra activității societății.
5. Producerea informației este un proces organizat
Mediul digital nu înseamnă doar existența mai multor aplicații.
Pentru ca informația să poată fi utilizată, trebuie definite:
sursele de date;
responsabilitățile;
momentele de preluare;
procedurile de verificare;
regulile de clasificare;
legăturile dintre sistemele utilizate.
În lipsa acestei organizări, digitalizarea poate produce doar un volum mai mare de date, nu neapărat o informație mai bună.
Tehnologia produce date. Serviciul contabil le transformă într-o informație economică organizată și utilizabilă.
