De la obiectiv la rezultat: proiectarea și controlul proceselor economice
Orice activitate economică pornește de la un rezultat urmărit.
O societate investește resurse, timp și muncă pentru a produce un efect viitor: un produs, un serviciu, un venit, o poziție în piață sau o anumită performanță economică.
Dar rezultatul nu apare direct din intenție.
Între obiectiv și rezultat există un proces care trebuie construit, executat și urmărit.
1. Rezultatul trebuie definit înainte de începerea procesului
Nu putem gestiona eficient o activitate dacă nu știm clar ce rezultat urmărim.
Definirea obiectivului stabilește direcția întregului mecanism economic.
De aici pornesc întrebările esențiale:
- Ce trebuie realizat?
- Cu ce resurse?
- În ce termen?
- Prin ce activități?
- Cine răspunde pentru fiecare etapă?
- Ce condiții trebuie îndeplinite pentru ca rezultatul să fie posibil?
Obiectivul este punctul de referință al întregului proces.
2. Procesul trebuie proiectat
După definirea rezultatului, trebuie construit mecanismul prin care acesta poate fi obținut.
Proiectarea proceselor presupune stabilirea:
- activităților necesare;
- ordinii lor;
- resurselor utilizate;
- responsabilităților;
- relațiilor dintre funcțiile societății;
- informațiilor care trebuie produse și transmise.
În acest fel, obiectivul este transformat într-un mecanism concret de realizare.
Un rezultat bine formulat, dar fără un proces proiectat, rămâne doar o intenție.
3. Procesul proiectat trebuie programat
Proiectarea arată ce trebuie făcut.
Programarea stabilește când, în ce ordine și în ce ritm trebuie făcut.
Prin programare, procesul devine executabil.
Sunt stabilite etapele, termenele, fluxurile de informații și momentele de verificare.
Astfel, activitatea nu mai este o succesiune spontană de acțiuni, ci un traseu organizat către rezultat.
4. Execuția trebuie observată permanent
În realitate, niciun proces economic nu se desfășoară perfect conform proiectului inițial.
Pot apărea:
- costuri mai mari;
- întârzieri;
- modificări de piață;
- lipsa unor resurse;
- erori de execuție;
- schimbări legislative sau fiscale;
- rezultate intermediare diferite de cele anticipate.
De aceea, procesul trebuie urmărit pe parcurs.
Aici informația economică devine esențială.
Ea arată ce s-a realizat efectiv și permite comparația cu ceea ce a fost proiectat.
5. Măsurarea permite identificarea abaterilor
Controlul nu înseamnă doar verificarea finală a rezultatului.
Controlul eficient înseamnă observarea diferenței dintre:
ce trebuia să se întâmple și ce se întâmplă în realitate.
Această diferență este abaterea.
Abaterea poate fi favorabilă sau nefavorabilă, dar important este să fie identificată suficient de devreme pentru ca managementul să poată reacționa.
Un proces care nu este măsurat poate continua mult timp într-o direcție greșită fără ca această evoluție să fie observată.
6. Corecția menține procesul pe direcția obiectivului
Scopul măsurării nu este doar constatarea.
Scopul este intervenția.
Atunci când apare o abatere, managementul poate:
- modifica resursele;
- schimba ritmul de execuție;
- ajusta costurile;
- reorganiza activitățile;
- modifica responsabilitățile;
- reconsidera anumite ipoteze ale proiectului.
Prin această intervenție, procesul este readus pe o traiectorie compatibilă cu rezultatul urmărit.
Gestionarea înseamnă, în esență, menținerea relației dintre obiectiv și execuție.
Rolul serviciului contabil în acest mecanism
Serviciul contabil participă la acest proces prin producerea, organizarea și interpretarea informației economice.
El oferă imaginea necesară pentru a înțelege:
- ce resurse au fost utilizate;
- ce costuri au fost generate;
- ce obligații au fost asumate;
- ce rezultate au fost obținute;
- unde apar abateri;
- cum evoluează procesul în raport cu obiectivul proiectat.
Prin urmare, serviciul contabil nu trebuie privit doar ca un mecanism de înregistrare a trecutului.
El este una dintre funcțiile prin care societatea își poate urmări și controla evoluția proceselor.
