Controlul și interpretarea informației contabile
Producerea informației este doar prima etapă a serviciului contabil.
Pentru ca datele să devină utile în gestiunea societății, ele trebuie verificate, corelate și interpretate în raport cu procesele economice din care provin.
Controlul și interpretarea transformă informația contabilă dintr-o simplă acumulare de date într-un instrument de înțelegere a realității economice.
1. Controlul verifică dacă informația poate fi utilizată
O informație contabilă este utilă numai dacă este completă, corectă și coerentă.
Controlul urmărește dacă:
documentele au fost preluate integral;
operațiunile sunt încadrate corect;
datele provenite din surse diferite sunt concordante;
soldurile și fluxurile sunt justificate;
obligațiile fiscale și contabile sunt determinate corect;
procedurile stabilite au fost respectate.
Scopul controlului nu este doar identificarea erorilor.
El trebuie să ofere încrederea că informația pe baza căreia se iau decizii reflectă corect activitatea desfășurată.
2. Verificarea trebuie să urmărească și relația dintre procese
Într-o societate, operațiunile nu sunt izolate.
O achiziție influențează stocurile, disponibilitățile, obligațiile de plată, costurile și, în final, rezultatul.
O vânzare produce simultan venit, creanță sau încasare, obligații fiscale și modificări ale poziției financiare.
De aceea, controlul nu trebuie realizat doar asupra fiecărei înregistrări separat, ci și asupra coerenței dintre procesele economice pe care acestea le reprezintă.
3. Interpretarea explică semnificația datelor
Datele contabile spun ce s-a întâmplat.
Interpretarea încearcă să răspundă la întrebarea:
Ce înseamnă ceea ce s-a întâmplat pentru funcționarea societății?
Aceeași valoare contabilă poate avea semnificații diferite în funcție de context.
Creșterea veniturilor poate fi favorabilă, dar dacă este însoțită de creșterea disproporționată a costurilor sau a creanțelor neîncasate, efectul economic poate fi diferit de cel aparent.
Interpretarea presupune, prin urmare, corelarea cifrelor cu procesele care le-au produs.
4. Analiza face vizibile abaterile
Pentru a gestiona un proces economic este necesară compararea realității cu un reper.
Acest reper poate fi:
bugetul;
programul de activitate;
costul proiectat;
nivelul de profitabilitate urmărit;
termenul de execuție;
fluxul financiar estimat;
un indicator stabilit prin politica de management.
Diferența dintre ceea ce a fost proiectat și ceea ce s-a realizat reprezintă o abatere care trebuie explicată.
Abaterea nu este în mod automat o eroare.
Ea este un semnal care trebuie analizat pentru a înțelege dacă procesul evoluează favorabil sau dacă este necesară o intervenție.
5. Interpretarea susține decizia
Scopul analizei nu este producerea unui număr mai mare de rapoarte.
Scopul este reducerea incertitudinii în procesul decizional.
Informația interpretată trebuie să permită managementului să răspundă unor întrebări concrete:
Procesul evoluează conform obiectivului?
Resursele sunt utilizate în limitele proiectate?
Costurile rămân compatibile cu rezultatul urmărit?
Fluxurile financiare pot susține continuarea activității?
Există abateri care necesită corecție?
Este necesară modificarea programului sau a resurselor?
În această formă, serviciul contabil contribuie direct la fundamentarea deciziei de gestiune.
6. Controlul și interpretarea formează un singur mecanism
Controlul fără interpretare poate confirma că datele sunt corecte, dar nu explică semnificația lor economică.
Interpretarea fără control poate conduce la concluzii formulate pe baza unor date incomplete sau eronate.
Cele două funcții trebuie realizate împreună:
controlul asigură calitatea informației, iar interpretarea îi conferă sens economic.
