Personal, salarizare și organizarea muncii pentru performanță economică
În abordarea tradițională, funcția de personal și salarizare este tratată în principal administrativ.
Se întocmesc documentele de angajare, se gestionează modificările și încetările raporturilor de muncă, se urmărește timpul lucrat, se calculează drepturile salariale și se îndeplinesc obligațiile de raportare.
Aceste activități sunt necesare, dar ele reprezintă doar infrastructura juridică și administrativă a relației de muncă.
Din punct de vedere economic, salariatul este participant la procesele prin care societatea își realizează obiectivele.
De aceea, funcția de personal trebuie să includă nu doar administrarea raporturilor de muncă, ci și proiectarea funcțiilor, organizarea muncii, politica salarială, pregătirea profesională și evaluarea performanței.
1. Administrarea relației de muncă
Orice raport de muncă trebuie organizat și documentat corect.
Funcția de personal gestionează, între altele:
- încheierea contractelor individuale de muncă;
- modificarea, suspendarea și încetarea acestora;
- evidența timpului de muncă;
- concediile și absențele;
- documentele aferente relațiilor de muncă;
- evidența și raportarea în REGES-ONLINE;
- arhivarea și trasabilitatea documentelor de personal.
Această componentă asigură legalitatea și continuitatea administrativă a relației dintre societate și salariat.
Dar ea este doar primul nivel al funcției.
2. Salarizarea exprimă costul participării la procesul economic
Calculul salarial nu înseamnă doar determinarea sumelor care trebuie plătite angajaților.
Salariul reprezintă și un cost al procesului economic.
Pornind de la timpul lucrat, funcția ocupată, drepturile stabilite și regulile de remunerare, salarizarea trebuie să determine corect:
- drepturile salariale;
- contribuțiile și obligațiile fiscale;
- costul total suportat de societate;
- distribuția costurilor cu personalul pe activități, proiecte sau centre de responsabilitate.
Astfel, informația salarială devine parte a informației economice utilizate pentru măsurarea performanței.
3. Personalul trebuie proiectat în raport cu procesele societății
O societate nu angajează oameni în abstract.
Ea angajează competențe pentru realizarea unor funcții necesare proceselor sale economice.
De aceea, organizarea personalului trebuie să pornească de la întrebări precum:
- Ce procese trebuie realizate?
- Ce funcții sunt necesare?
- Ce competențe presupune fiecare funcție?
- Care este nivelul de responsabilitate?
- Cum cooperează funcțiile între ele?
- Ce rezultate trebuie să producă fiecare poziție?
Această abordare mută funcția de personal de la simpla administrare a contractelor către proiectarea resursei umane necesare funcționării mecanismului economic.
4. Organizarea muncii transformă funcțiile în procese executabile
Definirea posturilor și a responsabilităților nu este suficientă pentru obținerea performanței.
Munca trebuie organizată ca proces.
Aceasta presupune stabilirea modului în care activitățile individuale se succed, se coordonează și se conectează pentru realizarea unui rezultat comun.
Organizarea muncii trebuie să definească:
- activitățile care trebuie executate;
- ordinea și succesiunea lor;
- responsabilitățile fiecărui participant;
- relațiile de colaborare dintre funcții;
- termenele și ritmul de execuție;
- informațiile care trebuie transmise;
- standardele de calitate;
- mecanismele de verificare și control.
În acest mod, activitatea individuală este integrată într-un proces colectiv.
Performanța nu mai depinde doar de capacitatea fiecărui salariat, ci și de calitatea organizării muncii și a cooperării dintre participanți.
Organizarea muncii este mecanismul prin care competențele individuale sunt transformate în performanță colectivă.
5. Organizarea muncii creează stabilitate socială și profesională
Organizarea muncii nu produce doar eficiență economică.
Atunci când funcțiile, responsabilitățile, criteriile de performanță și mecanismele de remunerare sunt proiectate coerent, ele creează și un cadru de stabilitate pentru persoanele care participă la procesele societății.
Salariatul poate înțelege mai clar:
- ce rol are în organizație;
- ce se așteaptă de la funcția sa;
- cum poate evolua profesional;
- în ce condiții poate crește nivelul câștigurilor;
- cum contribuie activitatea sa la rezultatul colectiv;
- cum trebuie să coopereze cu ceilalți participanți la proces.
Această claritate reduce incertitudinea și creează o perspectivă de evoluție profesională.
6. Dezvoltarea câștigurilor trebuie conectată cu dezvoltarea profesională
O politică salarială coerentă nu trebuie să trateze salariul exclusiv ca sumă stabilită la un moment dat.
Ea poate lega evoluția câștigurilor de:
- dezvoltarea competențelor;
- creșterea responsabilității;
- performanța individuală;
- performanța procesului;
- contribuția la rezultatele societății.
În acest mod, persoana poate identifica o relație între perfecționarea profesională, contribuția sa economică și evoluția veniturilor obținute.
Această predictibilitate contribuie la stabilitatea raporturilor de muncă și la dezvoltarea unei relații profesionale pe termen lung.
7. Cooperarea internă produce efecte și în exteriorul societății
Procesele economice sunt realizate prin colaborare.
Atunci când responsabilitățile și relațiile dintre funcții sunt insuficient definite, pot apărea conflicte, suprapuneri, blocaje și transferuri neclare de responsabilitate.
Organizarea muncii stabilește cine face, ce face, când intervine și cu cine trebuie să coopereze.
Această claritate contribuie la formarea unui cadru social mai stabil în interiorul organizației.
Efectele se extind și în exterior.
Calitatea colaborării dintre angajați influențează direct relațiile societății cu:
- clienții;
- furnizorii;
- finanțatorii;
- autoritățile;
- partenerii comerciali.
O organizație coerentă intern tinde să producă relații externe mai previzibile și mai profesioniste.
8. Performanța individuală trebuie conectată cu rezultatul societății
Performanța unui salariat nu poate fi evaluată exclusiv prin prezență sau executarea formală a unor sarcini.
Ea trebuie analizată în raport cu contribuția funcției sale la procesul economic din care face parte.
Un sistem coerent de evaluare trebuie să conecteze:
funcția → responsabilitatea → activitatea → indicatorul de performanță → rezultatul procesului → obiectivul societății
În acest mod, performanța individuală nu este analizată izolat, ci în relație cu performanța mecanismului în care persoana lucrează.
9. Politica salarială trebuie să susțină comportamentul economic urmărit
Salariul nu este doar contraprestația muncii.
El este și unul dintre instrumentele prin care societatea poate orienta comportamentul profesional.
Politica salarială poate lua în considerare:
- nivelul de responsabilitate;
- competența profesională;
- complexitatea funcției;
- performanța individuală;
- performanța echipei;
- contribuția la realizarea obiectivelor;
- evoluția profesională.
O politică salarială bine proiectată trebuie să creeze o relație inteligibilă între contribuție, responsabilitate și recompensă.
În lipsa acestei legături, remunerarea rămâne doar un cost administrat, nu un instrument de organizare a performanței.
10. Pregătirea profesională dezvoltă capacitatea procesului
Procesele economice evoluează.
Tehnologiile se modifică, legislația se schimbă, apar produse și servicii noi, iar societatea își poate modifica strategia.
În consecință, competențele personalului trebuie dezvoltate odată cu procesele.
Pregătirea profesională reprezintă o investiție în capacitatea societății de a executa procesele proiectate.
Ea trebuie legată de:
- nevoile funcției;
- modificarea proceselor;
- standardele de lucru;
- obiectivele viitoare;
- diferența dintre competența existentă și cea necesară.
Persoana se perfecționează pentru a putea participa la un proces care, la rândul său, este proiectat să devină mai performant.
11. Evaluarea identifică diferența dintre performanța proiectată și cea realizată
Evaluarea personalului are sens economic atunci când permite compararea dintre:
performanța necesară și performanța efectiv realizată.
Diferența dintre cele două poate indica necesitatea:
- instruirii;
- reorganizării funcției;
- modificării responsabilităților;
- schimbării procedurilor;
- ajustării politicii salariale;
- redistribuirii resurselor umane.
Evaluarea devine astfel un instrument de control și perfecționare a procesului economic.
12. Funcția de personal trebuie integrată cu celelalte funcții ale societății
Personalul nu poate fi administrat separat de:
- management;
- contabilitate;
- fiscalitate;
- organizarea proceselor;
- bugetare;
- proiectare economică.
O decizie privind angajarea modifică simultan structura organizațională, capacitatea de producție, costurile și obligațiile societății.
De aceea, funcția de personal trebuie să participe la mecanismul general de proiectare și control al activității.
Ideea centrală
Funcția de personal are două dimensiuni complementare.
Prima asigură legalitatea și administrarea relației de muncă.
A doua integrează resursa umană în mecanismul economic al societății prin proiectarea funcțiilor, organizarea muncii, politica salarială, pregătirea profesională și evaluarea performanței.
Organizarea muncii creează legătura dintre performanța strategică a societății și stabilitatea profesională a individului.
Societatea oferă un cadru în care persoana își poate dezvolta competențele, responsabilitatea și câștigurile, iar individul contribuie, prin propria perfecționare și cooperare, la performanța proceselor din care face parte.
Într-o societate orientată spre eficiență, personalul nu este doar administrat.
Funcțiile sunt proiectate, munca este organizată, competențele sunt dezvoltate, iar performanța individuală este conectată cu performanța colectivă și cu strategia societății.
